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HISTORIA VIVA
EL ARCHIVO EN LA HISTORIA
por Miguel Ángel Fernández
Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una
herramienta de control de la población y de la riqueza. El
estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como
la organización social de la humanidad. Sus orígenes podrían
remontarse a la aparición de la escritura.
Desde las monarquías surgidas en el Asia Anterior hasta el Bajo
Imperio Romano, pasando por las civilizaciones egipcia y griega,
se tiene constancia de la existencia de archivos y de fondos
organizados.
Los primeros documentos son: documentación legal (leyes),
documentación de control de las personas (padrones),
documentación de hacienda (censos, catastros, títulos de
propiedad). También hay mucha documentación militar (registros
de soldados, quintas) y mucha documentación privada.
Las excavaciones de Tell Hariri, Ras-Shamra o Nipur han dejado
muestras de la existencia de archivos en la antigüedad: archivos
reales, de los templos e incluso bancarios. Las excavaciones de
Ugarit son las únicas que han dejado constancia de la
organización de los fondos.
En total se han excavado cerca de 400.000 tablillas de arcilla.
Los Sumerios, los Arcadios y los Babilonios escribían sobre
ellas. Eran tablas rectangulares con esquinas redondeadas y se
escribía estando blandas. Escribían con un punzón metálico. Se
usaba la escritura cuneiforme. A veces se escribía sobre madera,
marfil y pieles.
Los archivos y documentos estaban a cargo de los Escribas.
Pertenecían a la clase dirigente que al servicio a los templos.
En Ur, el archivero era además inspector de canales.
Se crean depósitos especiales para los archivos. Se buscaba que
tuvieran una climatización adecuada. Las tablillas se colocaban
en las paredes sobre estanterías de obra recubiertas de
asfalto.
También se colocaban en nichos independientes. Se guardaban en
cajas de madera, cestas de paja, jarras de arcilla.
Los documentos normalmente eran de acceso restringido. Solamente
podían utilizarlos sus productores y los oficiales de la
administración con autorización previa.
Destaca, por ejemplo, el archivo de Ebla (23 Antes de Cristo)
con 17.000 tablillas de arcilla. Se encontraron libros con
contabilidad, registros de transacciones mercantiles, estatutos
de gobierno y tratados de esta ciudad con otras de su entorno.
En Mari, en el 1700 Antes de Cristo, se menciona a Iasim Sumus,
el primer archivero del que tenemos noticia.
En Egipto, es básico el archivo, porque el estado no se sostiene
si no se pueden registrar las propiedades y la producción.
Después de cada inundación había que reconstruir las
propiedades.
El factor que hace que los archivos en Egipto sean abundantes es
el material sobre el que se escribe. Emplean el papiro. Tiene
desventajas porque es frágil. Pero entre las ventajas, es que es
barato. Es un material fácil de escribir con tinta. Se escribe
con pinceles hechos con junco. Se puede guardar en forma de
rollos y se pueden custodiar gran cantidad de documentos en poco
espacio.
Asimismo emplean trozos de cerámica o tablillas de arcilla sobre
todo para la correspondencia diplomática.
También los Escribas escriben en Egipto. Son personajes
influyentes en la política nacional. Solían ser príncipes de las
casas reales.
En muchos documentos encontramos notas indicando que se pase al
archivo, que se guarde correctamente, etc.
Las clases de documentos que se producen en Egipto son registros
de propiedad, catastros, cuentas, listas de reyes, y a veces,
documentos privados.
El Archivo Ducal de Medinaceli
Había archivos en los Palacios Reales, en los Templos y en las
oficinas gubernamentales. En cada provincia, había un archivo
provincial, heredado poco después por los romanos. También se
deposita documentación privada como actas matrimoniales,
transacciones particulares, recibos, etc.
Utilizaban etiquetas para identificar su rollo de papiro. Se
incluía año, símbolo del faraón, responsable del documento y los
asuntos.
Iniciaron, por otra parte, la práctica de destrucción de
documentos y su posterior reutilización. Es el inicio del
expurgo.
En Grecia, se encuentran archivos idénticos a los egipcios. Son
de tablillas de arcilla con documentación económica. Cuando se
organiza el Estado en Atenas, no hay archivos, pero hay hombres
memoria. Daban fe de lo que se trataba en el Consejo. En el
siglo V Antes de Cristo, aparece el archivo escrito. Se emplea
el papiro empleado en Egipto, tablillas de madera, para
documentos de uso frecuente. Se emplea la piedra de mármol
cuando se quiere que los documentos sean conocidos por todos y
el pergamino.
Los primeros archivos son los archivos de la ciudad, guardados
siempre en templos. En Atenas, se guardaban en el templo de
Cibeles. Los archivos atenienses conservaban actas del Consejo
de Gobierno, listas de ciudadanos, tratados con otras ciudades y
documentos patrimoniales. Las referencias son cronológicas. El
acceso era público para los ciudadanos.
En Grecia, el jefe del archivo, era el presidente del comité
ejecutivo de la Asamblea Nacional. Era puramente ceremonial.
Escribían los secretarios del Consejo, sus ayudantes y los
esclavos escribas. Surge el concepto de publicidad como atributo
propio de los archivos públicos. Se contempla el principio de
autenticidad documental y su vigor legal. Hoy en día, no nos
queda más que referencias literarias.
A partir de Alejandro Magno, se une la tradición de los archivos
griegos y orientales, sobre todo de los persas.
La cancillería persa funcionaba con la tradición de los
archivos. Confeccionaban registros. Estaban ordenados
cronológicamente. Cuando el rey se trasladaba a otro palacio, se
llevaba copias. Los persas eran polivalentes. Empleaban
tablillas de arcilla, pergamino y papiro según la función de los
documentos. Para los archivos definitivos, empleaban tablillas
de arcilla. Para la correspondencia y el valor temporal, se
empleaba el papiro sellado con sellos de arcilla. El pergamino
se empleaba para la correspondencia definitiva.
Alejandro Magno desarrolló una maquinaria estatal muy potente y
unos buenos archivos, que se reflejan en las provincias, sobre
todo en las Seleúcidas, en Siria y los Ptolomeos en Egipto.
En la época de los Ptolomeos, se crean archivos especializados
en propiedades privadas. Desarrollaban los trámites
administrativos de los documentos. Por un lado se guardan los
originales, por otro se guardan los resúmenes, por otro los
índices de los documentos originales. Tienen un desarrollo
espectacular los archivos privados.
En Roma, se empleaban tabletas de madera, bien albas, bien
ceratas. Las albas se empleaban cuando el documento se quería
que tuviera una duración indefinida. Las ceratas se usaban para
documentación que no se quería conservar indefinidamente.
archivo del tesoro (Aerarium). Estaba situado en el templo de
Saturno. Recogía toda la documentación económica de la República
y los comentarios de los cuestores, además de las sentencias del
Senado. También había archivos especializados como el de los
Tribunos de la Plebe. Estaba en el Templo de Ceres. Era
independiente, porque no se fiaban de los Senadores. Pensaban
que podían destruirse los registros electorales y las
resoluciones favorables a la Plebe. También existía el archivo
de los Censores en el Templo de las Ninfas. Se conservaban los
registros de los cabezas de familia. También existía el archivo
de los Pontífices. Recogía toda la documentación necesaria para
la elaboración del calendario. Además, en este archivo se
recogían todas las fórmulas sagradas que se utilizaban en los
sacrificios y los informes que los Pontífices redactaban sobre
los problemas legales.
En el año 78 Antes de Cristo, se construye el Tabularium, el
Archivo Central de Roma. Se construye en pleno Foro junto al
Senado. Tuvieron la previsión de construirlo en piedra.
Junto a estos archivos públicos, en cada casa existía un archivo
familiar llamado Tablinun. Estaban situados junto al altar de
los dioses familiares.
El personal de archivos estaba liderado por los cuestores. Los
que se encargaban del archivo eran los librarios o secretarios.
Con la llegada del Imperio, se crean los archivos provinciales,
y se crea el archivo del César, y se crean secciones distintas
como milicia, hacienda, patrimonio y diplomática.
Se desarrollan los archivos del notariado. A partir de
Justiniano, aparece el notario, que se encarga de dar fe de
documentos privados. Antes existían los documentos emanados del
gobierno central. Aparecen los archivos de protocolos.
El archivo en esta época se definía como lugar sagrado y los
papeles tanto públicos como privados obtenían custodia y
seguridad.
Con los bárbaros, llega la disolución de las estructuras
administrativas del Imperio Romano y se destruyen los archivos.
En el siglo VI, el pergamino sustituye al papiro como medio de
escritura. El pergamino es caro, y por lo tanto encarece los
documentos. Entre los siglos VI y XIII, apenas se escribe. El
material en el que se escribe, también hace costosos los
documentos.
El documento se convierte en un objeto sagrado. De la letra
romana se derivan letras distintas, hasta que en el siglo XI
aparece la letra carolina. Se produce una caída del documento
escrito, debido en parte al descenso del nivel cultural.
No hay sedes físicas como sedes de los archivos. Estamos en un
período oscuro. Solamente se conservan archivos en los
monasterios. Allí se reúnen los pocos que saben leer y escribir.
San Benito de Nursia, redacta la Regla del Monacato de
Occidente, por la cuál obliga a que los monjes sepan escribir.
El primer intento de organizar un archivo estatal corre a cargo
de Carlomagno. Organiza una cancillería, y desde allí, salen
aptas de las reuniones con los nobles, diplomas y capitulares.
Este primitivo archivo tenía su sede en Aquisgrán. Los vikingos
acabaron con este archivo.
Todos los demás archivos europeos inician su andadura en el
siglo XI, cuando se consolidan los reinos europeos. Los reyes
montan sus archivos para guardar sus documentos. Los archivos no
son fijos, van con el rey. Por ello se pierden muchos
documentos.
En esta época, se guardaban los documentos de propiedades y
privilegios feudales. Se desarrollan dos instrumentos
archivísticos muy interesantes: Los Registros y los Cartularios.
Los registros son libros o cuadernos donde se transcriben
documentos otorgados por una persona o entidad. Los primeros
registros que se conocen se elaboraron en la Cancillería
Pontificia en el siglo XII. Para que tengan valor, deben hacerse
por voluntad del que emite la documentación. Es la única
institución que conserva la tradición administrativa romana.
En los Cartularios, se copian las cartas que se reciben. Reciben
el nombre de Rollos, Becerros y Tumbos. Este sistema se mantiene
a lo largo de toda la Edad Media. Se conservan los documentos
solemnes y de valor.
La práctica de los registros se extiende por el resto de Europa.
Juan sin Tierra, es el primer rey inglés que piden que se le
registren sus cartas. En la Península Ibérica, los primeros
registros importantes son los de la Corona de Aragón.
El Domesday es un libro de registro editado por Guillermo el
Conquistador. Está escrito en latín. Se registran en él todas
las propiedades de los nobles ingleses.
En el siglo XV, se empiezan a montar archivos reales con una
sede fija. Recuperan documentos de manos privadas y buscan
lugares seguros para depositar el archivo. Nombran archiveros
casi profesionales. El primer archivo serio, se lo debemos a
Maximiliano I de Habsburgo. Quería centralizarlo en Innsbruck.
A partir del siglo XVI aparece el concepto de archivo de Estado.
Se caracterizan estos archivos por la concentración de todos los
fondos documentales dispersos. España fue la pionera en la
creación de este tipo de archivos.
En 1543, Carlos I de España funda el Archivo General de Simancas.
En Portugal, se crea el Archivo Central en la Torre de Tombo
(Lisboa). En Francia, intentan crear un archivo en el Louvre. En
Inglaterra, en 1578, se crea un archivo para los papeles de
Estado.
Aparecen tres herramientas de descripción nuevas: los
inventarios topográficos, los inventarios cronológicos y los
inventarios por asuntos. Se mejoran los métodos de concentración
archivística y se organizan los archivos administrativos.
A finales del siglo XVIII, empieza la investigación en los
archivos. En España, la persona que simboliza este trabajo, es
el padre jesuita Marcos Burriel, pero la investigación que se
hacía en esta época, era bajo sospecha, porque eran Archivos de
la Corona. Se necesitaba un permiso específico que raramente se
concedía.
Con la Revolución francesa, se produce una revolución en los
archivos. El 25 de junio de 1794 se nacionalizan los archivos
franceses. Se crea el Archivo Nacional, y se reconoce el derecho
a la consulta de los documentos públicos. Este derecho, se
reconoce en España en 1844. El Archivo Nacional de España se
crea en 1868. Se crean las Escuelas de Archivística y se inicia
la publicación periódica de los documentos más importantes de
los archivos.
Napoleón pretendió concentrar en París los archivos de los
diversos países europeos. En el siglo XIX, se empiezan a
depositar en los archivos soportes distintos del papel, como la
fotografía o la microforma. Se empiezan a conceder los archivos
como fuente de poder, sustanciados sobre los conceptos de los
derechos del Estado sobre los documentos públicos, la
estructuración de sus fondos y la concepción del archivo como
territorio infranqueable.
En el siglo XX, se crean archivos intermedios, que conservan
documentos que ya no tienen valor administrativo pero que
todavía no se sabe si se van a conservar o no. Su primera mitad
se caracteriza por la consolidación de los avances
experimentados. La archivística se debate entre lo decimonónico
y la modernidad.
Crecen los archivos privados por la creación de las distintas
Leyes de Archivos. Un carácter importante de los archivos en el
siglo XX, es el carácter que le da la legislación. Identifica
qué es un documento de archivo.
Otro aspecto importante es la creación de redes y de sistemas de
archivos. Una red, es un conjunto de instituciones archivísticas
que tienen un convenio entre sí. Para que haya una red, tiene
que haber un acto jurídico para que el archivo se comprometa a
participar. Un sistema de archivo es un conjunto de elementos
que componen la política archivística de un país determinado.
Tiene que haber una Ley de Archivos y una red de archivos y unas
prácticas archivísticas comunes. También componen el sistema de
archivos el personal y los archivos.
Hasta el siglo XX, los archivos estaban aislados porque
funcionaban por libre. Con la llegada del siglo XX, se acaba el
aislamiento de los archivos.
Para ampliar:
- Cruz Mundet, José Ramón: “Manual de Archivística”, Salamanca:
Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1994.
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